Accessとはデータベースソフトです。データベースソフトは、検索処理が高速にできる、データの一貫性が保証されるなど、いろいろな特徴を持っています。 大企業が使用しているデータベースソフト（オラクルなどお聞きになったことはあるでしょうか）では、より高い精度と性能が要求されますが、その分、 値段が高かったり、設定が難しかったり、SQL言語の知識が必要であったりとなかなか一般的には使いこなすのは困難です。

それに対してAccessは、データベースの専門的知識がなくてもある程度のレベルで使いこなすことができる、価格もさほど効果ではないといった 零細企業や個人事業主にとってはありがたいデータベースソフトです。

図１

Excelは表計算ソフトです。難しい計算や関数などを使いたい場合はExcelのほうが適しています（Accessでも一定の関数などは使えます）。
それに対してAccessはデータベースソフトなので、大容量のデータ検索や更新などに適しています。

売上を管理したいんだけど、Excelではできないの？　そのような質問を聞くことがあります。答えは「できます」。 Excelで顧客台帳や商品台帳を作り、VLOOKUP関数を使って売上データを管理している方も多いのではないでしょうか。

だったら使い慣れているExcelのほうがいいねと思う方も多いと思います。ただAccessだと、自分で入力フォームを作ることができ、入力をスムースに行うことができます。
Excelの場合、データは横方向に１行で入れる必要があり、楽だといはいえない場合もあります（Excelでもフォームは作れますが、使いやすいものを作ろうとすると VBAといったプログラムの知識が必要になります）。
それ以外にも住所入力支援などの機能があり、住所から郵便番号を自動的に検索してくれるなど、細かな点で便利な機能があります。 従ってデータの量が増えるにしたがって、使いやすさの上ではAccess、ということになるのかもしれません。

AccessとExcelの親和性